UNDP recrute OPÉRATIONS ASSOCIATE

Participation effective à l’élaboration de plans de travail annuels axés sur les résultats (Plan de Travail
Intégré – IWP ou le Plan de Travail annuel pour les
Opérations AOW). Fournir régulièrement au DRR/
O et personnel chargé des Opérations des comptes rendus sur l’état de mise en œuvre de l’AOW.
Servir de point focal pour la diffusion et la mise en œuvre des initiatives de l’Organisation.
Apporter une assistance efficace et efficace au
DRR/O pour assurer le bon fonctionnement de
T’Unités des Opérations, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après
Contacts avec les visiteurs et les membres du personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, assurer les services d’interprète le cas échéant et/ou assurer la rédaction des procès-verbaux à l’intention du DRR/O.
Prendre part aux réunions de l’Equipe de Gestion des
Opérations (OMT) en qualité de preneur de notes à l’intention du DRR/O.
Apporter de l’assistance au DRR/O en collaboration étroite avec l’Unité RH dans le cadre de toutes les initiatives RH, dont notamment les enquêtes inter-villes, les enquêtes globales sur les traitements salariaux, les revues DSA, etc.
Prendre part aux différentes réunions de l”Unité des
Opérations en qualité de preneur de notes et faire des comptes rendus au DRR/O pour garantir des synergies dans les mesures prises par les différentes unités
Compiler et préparer les documents d’information de présentation, de discours ainsi que la documentation pour les réunions et les missions.
Traduire le cas échéant les correspondances en anglais
Apporter une assistance efficace en matière de gestion administrative et financière, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après .Performance du secrétariat technique dans le cadre des différentes activités de suivi du Bureau du Pays, dont notamment la mise à jour régulière Participation effective à l’ëlaboration de plans de travail annuels axés sur les résultats (Plan de Travail
Intégré – IWP ou le Plan de Travail annuel pour les
Opérations – AOW). Fournir régulièrement au DRR/
O et personnel chargé des Opérations des comptes rendus sur l’état de mise en oeuvre de l’AOW.
Servir de point focal pour la diffusion et la mise en euvre des initiatives de l’Organisation.
Apporter une assistance effective et efficace au
DRR/O pour assurer le bon fonctionnement de ‘Unités des Opérations, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-aprės:
Contacts avec les visiteurs et les membres du personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, assurer les services d’interprėte le cas échéant et/ou assurer la rédaction des procès-verbaux à l’intention du DRR/O.
Prendre part aux réunions de l’Equipe de Gestion des
Opérations (OMT) en qualité de preneur de notes à lintention du DRR/O0.
Apporter de l’assistance au DRR/O en étroite collaboration avec I’Unité RH dans le cadre de toutes les initiatives RH, dont notamment les enquêtes inter-villes, les enquêtes globales sur les traitements salariaux, les revues DSA, etc. .Prendre part aux différentes réunions de l’Unité des
Opérations en qualité de preneur de notes et faire des comptes rendus au DRR/0 pour garantir des synergies dans les mesures prises par les différentes unites.


Compiler et préparer les documents d’information, de présentation, de discours ainsi que la documentation pour les réunions et les missions.
Traduire le cas échéant les correspondances en anglais
Apporter une assistance effective en matière de gestion administrative et financière, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:
Performance du secrétariat technique dans le cadre des différentes activités de suivi du Bureau du Pays, dont notamment la mise à jour régulière des pages intranet du Bureau du Pays relatives aux  auA
Opérations, l’envoi de messages électroniques de relance à destination des Unités des Opérations afin de diligenter le processus de prise de décisions, travailler en étroite collaboration avec l’équipe des
TIC en qualité de point focal pour les besoins du rapport sur la Gestion du Bureau du Pays.
Assurer la liaison avec les différentes unités pour collecter des données d’entrée en vue de rélaboration du budget annuel. Enregistrement/ archivage des données relatives à l’administration des budgets destines aux projets de gestion (Bureau du Coordinateur Permanent/Résident – RCO, les budgets de l’UNDSS, les budgets du Bureau.
Assurer les fonctions relatives aux Finances, le cas échéant, pour garantir la continuité de l’activité de l’Unité des Finances.
Aider dans le cadre de l’organisation des voyages et des processus liés àla logistique en faveur de l’Unité des Opérations, comme:
La préparation des Ordres de Mission et les demandes liées aux voyages/mission
Assistance administrative dans le cadre des conférences, des ateliers, des retraites.
Collecte d’informations pour les besoins du DSA, les enquêtes sur les agences de voyage et les autres enquêtes administratives aider dans la fourniture de services communs.
Soccuper des formalités liées aux déplacements en véhicule, de l’entretien régulier et de l’assurance des véhicules.
Tenue du système d’enregistrement pour assurer la bonne garde des informations confidentielles.
Récupération des données à partir de différentes
SOurces.
Recherche et collecte de données statistiques à partir de sources internes et externes; préparation de graphiques, de tableaux et de rapports statistiques.
Suivi des échéances, des engagements pris, des mesures prises et coordination de la collecte et du dépôt des rapports destinés aux chefs d’unité.
Gérer de manière optimale la dotation en carburant du Bureau S’assurer que toutes les demandes pour l’utilisation des cartes carburant se font àtravers le système de gestion informatisé FMS (Fuel Management
System);
Contrôler systématiquement tous les reçus et les expertises afin de s’assurer que les quantités servies correspondent aux quantités demandées;
S’assurer que les rapports mensuels de consommation en carburant du Bureau Pays sont produits dans les délais et transmis aux Finances pour les besoins d’épurement.
Contribuer au renforcement des connaissances et à leur diffusion au sein du Bureau du Pays, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après
Former le personnel sur les procédures administratives .Information/échanges d’information (briefing/ debriefing) avec le personnel sur les questions liées à leur secteur d’activité professionnelle respectif
Contribution active/effective aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique
Contribution active à lorganisation de sessions de formation et assurer les tâches de secrétaire au sein du Comité d’Apprentissage.
Impact des Résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité de l’unité.
L’analyse et la présentation exactes des informations ainsi que les travaux qui ont fait l’objet d’une recherche exhaustive et toute documentation complėte contribuent au renforcement des capacités du Bureau et facilitent la prise de décisions adéquates par le superviseur. Linitiative personnelle du titulaire est un élément décisif pour la réussite des travaux et leur finalisation en temps utile.
Competencies
Développement de Partenariats Stratégiques
Niveau 1.1: Tenue des données et des bases de données Analyser les informations de référence et sélectionner les initiatives favorables à la création de partenariats
Promotion de l’Apprentissage et de la Diffusion des connaissances au sein de l’Organisation
Niveau 1.1: Recherche et analyse de Base
Rechercher les bonnes pratiques et tracer de nouvelles voies en vue d’une mise en place de pratiques encore plus efficaces
Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches
Connaissance du Travail/Expertise technique
Niveau 1.1: Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures
Connaitre les principaux processus et méthodes de travail liés au poste à pourvoir
Avoir des connaissances de base sur les politiques et procédures de l’Organisation relatives au poste à pourvoir, et les appliquer de façon cohérente dans l’exécution de ses täches professionnelles
S’efforcer à mettre à jour ses connaissances du travail à laide d’un auto-perfectionnement et d’autres moyens d’apprentissage
Faire preuve d’une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans
T’exécution des tâches qui lui sont assignées
Promotion du Changement et du Développement au sein de l’Organisation
Niveau 1.1: Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel
Faire preuve d’aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions  Conception et mise en euvre de Systèmes/mécanismes de Gestion
Niveau 1.1: Collecte des Données et mise en euvre de
Systèmes/mécanismes de Gestion .Utiliser les information/bases de données/les autres systèmes de gestion
Contribuer åla mise au point de simples
Composants du systėme
Faire des recommandations sur les procédures de travail et la mise en oeuvre des systèmes de gestion
Orientation Client
Niveau 1.1: Entretenir des bonnes relations avec la clientèle
Rendre compte aux clients internes et externes en temps utiles et de manière appropriée
Organiser et prioriser les calendriers de travail compte tenu des besoins des clients et des échéances
Nouer, consolider et entretenir des relations solides au sein de l’Unité de travail et avec les clients internes et externes
Réagir avec promptitude aux sollicitations du client
Promotion de la Reddition de Comptes et de la Gestion axée sur les Résultats
Niveau 1.1: Collecte et diffusion de l’information
Collecter et diffuser les informations sur les meilleures pratiques et matière de reddition de comptes et de systèmes de gestion axée sur les résultats
Préparer en temps utiles des données d’entrées pour les rapports  Compétences Relatives à L’Organisation
Faire preuve/préservation d’éthique et d’intégrité
Faire preuve de connaissances et de jugement éclairés sur l’Organisation
Perfectionnement personnel, esprit d’initiative
Avoir un esprit d’équipe et agir en bon membre d’équipe en facilitant le travail d’équipe
Faciliter et encourager une communication transparente au sein de l’équipe, gråce à une communication effective
Créer des synergies gråce à une bonne maîtrise de soi
Gérer les conflits
Apprentissage et diffusion des connaissances e encourager l’apprentissage des autres. Il incombe à tout membre du personnel d’assurer la promotion de
T’apprentissage/la gestion des connaissances.
Prise de décisions éclairées et transparentes
Education
Required Skills and Experience
Niveau secondaire (Baccalauréat) avec 6 années d’expérience.
Niveau bachelor ou licence (au moins 2 années d’expérience) Certification en administration souhaitée.
Diplôme universitaire en Administration des Affaires ou en
Administration Publique serait souhaitée mais n’est pas une exigence.
Expérience
Au moins 3 à 6 années d’expérience avérée et administration ou service d’assistance au programme.
Connaissances avérées en informatique et en Logiciels de
Bureautique (MS Word. Excel etc.). Bonne connaissance.

Disclaimer
Female candidacies are strongly encouraged. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Important applicant information
All posts in the SC categories are subject to local recruitment.
Applicant Information About UNDP Rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. We strongly encourage female candidacies.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process.
Should you receive a solicitation for the payment of a fee. Dlease disreaard it. Furthermore. olease note that

POSTULER ICI


journal etudes

Lire tous journal etudes

Laisser un commentaire